1. Kies je Course

Ga naar http://www.best.eu.org en klik dan op courses. Alle courses waarvoor je kunt appliceren staan hier beschreven: waarover gaat het, waar en wanneer gaat het door …
Let op, voor sommige courses kunnen er bepaalde deelnemersvoorwaarden zijn (bv. enkel voor voorlaatste en laatstejaars bouwkundigen)

2. Account aanvragen

Heb je de bestemming of het onderwerp van je dromen gevonden, dan kan je een login aanmaken. Daarvoor ga je naar BAS op dezelfde site. Vul alle nodige velden in en gebruik zeker een e-mailadres dat je vaak leest, want alle verdere communicatie over je gekozen cursus(sen) zal via dat adres verlopen. Het systeem stuurt je dan een mail met je loginnaam en je paswoord. 
Vooraleer je kan appliceren voor een course, dien je op de site nog enkele gegevens in te vullen. Ga daarom opnieuw naar de site en log in met het toegestuurde paswoord. Op je scherm vind je dan een link om je profiel aan te vullen. Volg alle stappen, en probeer zoveel mogelijk velden in te vullen. Heb je alles ingevuld, stuur dan ook eventjes je bewijs van inschrijving aan de unief door. Zo kunnen wij je account dan ook valideren. Dat doen wij zo snel mogelijk en we sturen je ook een mailtje ter bevestiging. Als je dit vergeet door te sturen, herinneren we je er wel aan ;)

3. Appliceren (inschrijven)

Nu je je account hebt, kan je appliceren. Log opnieuw in op de website en appliceer vervolgens voor een maximum van 3 cursussen of 3 andere evenementen, waarbij je moet aangeven wat je eerste, tweede en derde keuze is. Natuurlijk kan je ook appliceren voor slechts 1 of 2 courses, maar uiteraard zijn je kansen groter om aanvaard te worden als je voor meer evenementen gaat.
Het belangrijkste onderdeel van de applicatie is de motivation letter: hiermee moet je de lokale organisatoren overtuigen dat jij ongelooflijk geïnteresseerd bent in de course, dat je bijzonder graag hun stad zou willen bezoeken en dat jij echt wel de beste keuze bent tussen de 200 anderen die ook appliceren. Je wordt geselecteerd door de lokale studenten, dus probeer dan ook een luchtige toon aan te slaan. 

Do’s:

• Origineel uit de hoek komen
• Enthousiast zijn
• Enkele woordjes in de lokale taal schrijven
• Een paar weetjes van je bestemming opzoeken (naam van een café, een monument …) en vermelden

Don’ts:

• Dezelfde brief 3 keer gebruiken en de stadsnamen vergeten te veranderen
• Zeggen dat je elke dag om 9u wil gaan slapen

Opgelet: Kijk goed uit zodat je de deadline niet mist. Je zet je applicatie wel beter wat vroeger online om zeker te zijn, je weet nooit of de site niet juist crasht om 22.30u... (dit is in het verleden reeds gebeurd wegens overbelasting van alle mensen die hun applicatie op het laatste moment invulden, wees er dus beter op tijd bij.)

4. Aanvaard of niet?

Dat kan je zelf controleren door met je login en paswoord in te loggen, maar wij zullen je dat ook zo snel mogelijk laten weten.
Let wel: het kan ook zijn dat je voor het ogenblik niet aanvaard bent, maar wel gerangschikt bent op de waiting list. Als dan later iemand die aanvaard is afzegt, kan jij toch aanvaard worden. Dat laten wij je dan ook zo snel mogelijk weten, met verdere uitleg wat dan de volgende stappen zijn.
Over het algemeen heb je trouwens veel kans om aanvaard te zijn als je van Gent bent: ongeveer 65% van de mensen die vorig jaar geappliceerd hebben zijn op cursus mogen vertrekken.

5. Confirmation

Als je aanvaard bent en je besluit dat je effectief wil gaan, dan moet je confirmeren en een waarborg betalen van 60 Euro per cursus. Dat doe je door dit bedrag te storten op rekeningnummer 733-0035213-32 op naam van BEST, p/a VTK – Jozef Plateaustraat 22 – 9000 Gent. Deze waarborg krijg je terug eens je effectief geweest bent en achteraf een evaluation hebt ingevuld. Stuur ons ook een mailtje met je bevestiging en (indien anders dan het stortingsnummer) het nummer waarop je je waarborg wil teruggestort krijgen. Ook hiervoor is opnieuw een deadline. Moest het je om de een of andere reden niet lukken om dit bedrag tegen dan op onze rekening te storten, laat het ons dan zeker weten zodat we kijken wat er kan gedaan worden.

6. Never Alone Guide en Survival Guide

Je bent aanvaard, wat nu? Door weer met je code in te loggen kan je de Never Alone Guide vinden. Hierin staan al je rechten en plichten en informatie over BEST. Bovendien kan je op de website van de LBG waar je naartoe gaat een Survival Guide vinden waarin alle praktische info over je cursus staat. Is dit niet het geval, dan krijg je ten laatste 3 weken op voorhand een papieren versie hiervan toegestuurd. Dan zal je ook ten laatste weten hoeveel precies de fee zal zijn die je moet betalen (max. 45 Euro voor academische activiteiten). Die betaal je ter plaatse in de lokale munteenheid.

7. Evaluatie

Na je cursus wordt van je verwacht dat je een evaluatieformulier invult waarin je je mening kan geven over de cursus. Dit doe je weer door met je code in te loggen en de evaluatie in te vullen voor de desbetreffende deadline.
Wanneer dit gebeurd is, krijg je je waarborg terug.

FAQ

Ik heb bevestigd dat ik meega, maar door een of andere reden (tweede zit, ziekte, …) kan ik niet mee. Wat kan ik doen?

Algemene regel: laat het ons en de LBG in kwestie zo snel mogelijk weten. Als je geluk hebt kunnen zij nog op tijd iemand anders aanvaarden zodat je toch je deposit terugkrijgt. Alles hangt echter van hun goodwill af.

Vragen?

Contact us
of vraag naar een of een andere BESTie in VTK-blauw
voor dringende zaken:
+32 497 46 03 12 (Bart)

Alles op een rijtje

Prijs:
- je reiskosten 
- max. 45 Euro voor academische activiteiten (zelf te checken) 
- waarborg 60 Euro (krijg je terug, storten op 733-0035213-32) 
- persoonlijke uitgaven (drankjes, postkaartjes,...)

Inbegrepen:
- verblijf en 3 maaltijden/dag 
- alle academische activiteiten 
- alle groepsactiviteiten (behalve misschien bvb. disco)

Websites:
- BEST Gent
- BEST International
- Beschikbare courses

Deadlines:

12 mei 2013: deadline autumn course applicaties

2 juni 2013: bekendmaking summer course acceptaties

12 juni 2013: deadline bevestiging en betaling waarborg

Contact us