WAAROM DIT PROJECT ?
Organisaties werken doorgaans altijd met documenten. Het doel, de aard en eigenschappen van deze documenten kan echter verschillen per organisatie. Ook de manier waarop medewerkers ermee omgaan kan verschillen per organisatie. Dit is allemaal belangrijke informatie om het juiste DMS te bepalen.
Bij elke organisatie is het dus een vraagstuk welk DMS het meest optimaal is. Om dit beslissingsproces te versnellen werkt Userfull graag een optimale DMS-omgeving uit voor verschillende scenario’s die als een onderlegger kunnen dienen bij de keuze voor de beste holistische oplossing.
WELKE ACTIVITEITEN ZAL JE KUNNEN UITVOEREN ?
In dit stageproject krijg je de kans om je analytische, creatieve en probleemoplossende skills tot uiting te brengen door onder andere :
De verschillende scenario’s te bepalen :
• Welke onderscheid maken we tussen documenten ? Heeft het rechten ? Welke grootte heeft het ? welke acties mogen en moeten ermee uitgevoerd worden (bijvoorbeeld verboden om specifieke documenten door te mailen of te printen) ?
• Op basis van dit onderscheid in documenten stel je enkele scenario’s op waar je later je utopische DMS-omgeving op zal baseren. Deze scenario’s kunnen omschreven worden zoals een persona. Wat zijn de bepalende onderscheidende factoren ? Je schept echt een duidelijk beeld van het gebruiksgedrag van documenten. Dit mag in tekst, maar ook visueel duidelijk gemaakt worden volgens je eigen skills.
Een overzicht op te stellen van de bestaande systemen en hun combinaties per scenario:
• Welke systemen bestaan er vandaag en/of in de nabije toekomst ?
• Worden ze best individueel of in combinatie met een ander systeem gebruikt ?
• Wat zijn de sterke punten en limitaties van elk systeem in elk scenario ?
• …
De koppeling te maken tussen de scenario’s en types van organisaties :
• Je bepaalt de factoren waarop organisaties ingedeeld kunnen worden. Bv. Hoe is de organisatie ingedeeld ? Hoe gebruikt ze haar documenten ? Hoeveel documenten zijn er ?
• Je bepaalt hoe een type organisatie gekoppeld kan worden aan jouw opgestelde scenario’s.
• Indien mogelijk koppel je een budgetinschatting aan elk scenario.
WAT IS JOUW RESULTAAT ?
Je levert een stappenplan/matrix op waarin je een type bedrijf makkelijk kan koppelen aan het best passende scenario en dus het optimale DMS.
Deze oplevering moet begrepen kunnen worden door iedereen. Met andere woorden, management, business alignement, maar ook niet technische profielen in de betreffende organisaties moeten deze matrix begrijpen en kunnen gebruiken.
Je bouwt kort gezegd de best practice die Userfull in de komende jaren zal hanteren en aan hoe het haar klantdocumentsystemen op zal zetten.
