WAAROM DIT PROJECT ?
Per klant hebben we documentatie beschikbaar die jaarlijks wordt verzameld. We houden onder andere alle belangrijke technische details bij van hun infrastructuur, netwerk, hardware, software,… Deze documentatie is beschikbaar op SharePoint en/of lokaal bij de technisch verantwoordelijke collega voor de klant. Deze informatie is op dit moment niet altijd snel vindbaar of aanwezig, zeker wanneer een back-up collega moet inspringen kan dit heel wat tijd in beslag nemen.

WELKE ACTIVITEITEN ZAL JE KUNNEN UITVOEREN ?
Dit is een zeer open opdracht waarbij je een systeem/proces uitdenkt waarbij alle collega’s bij Userfull makkelijk de nodige klantdocumentatie kunnen terugvinden, uniform voor elke klant en waarbij je ook de vrijheid krijgt om na te denken over welke informatie per klant aanwezig zou moeten zijn. Mist er iets in onze huidige documentatie? Hoe wordt dit nu opgesteld? Kan dat anders? Kan het sneller?...

De ultieme uitdaging hier is om eventueel de koppeling te maken met ons monitoringsysteem. In ons gebouw is een scherm geplaatst waarop we proactief de status van systemen bij onze klanten opvolgen en mogelijke ongemakken kunnen voorkomen voordat de klant hier iets van ondervindt. Bij een melding op dit scherm zou de juiste collega (of meerdere collega’s, ook dit proces kan je bepalen) een melding kunnen krijgen met een link naar de benodigde documentatie om de situatie te kunnen oplossen. Een Proof of Concept kan hierbij zeker uitgewerkt worden.

WAT IS JOUW RESULTAAT ?
Je levert een map structuur, documentstramien en werkflow op die de dagelijkse werking van onze technische collega’s zal vergemakkelijken. Je zorgt met andere woorden voor een aangenamere werksituatie en snellere service voor onze klanten.

Stageprojecten 2.3 en 2.4 kunnen nog uitgebreid worden met volgende pistes:
• Rapportering op documenten. Zo kunnen bedrijven de controle houden over wanneer documenten doorgemaild worden, hoe vaak ze gedownload worden, door wie ze gebruikt worden,…
• Autodistruction van documenten. Sommige bedrijven verwijderen alle documenten van een jaar oud. Hoe kunnen we dit automatiseren en in welke scenario’s wordt dit op welke manier gedaan?
• Autoarchiving. Sommige bedrijven willen alle documenten na een bepaalde datum automatisch archiveren. Hoe kunnen we dit automatiseren en in welke scenario’s wordt dit op welke manier gedaan?