Privacy Policy

Privacy Policy – VTK Gent VZW

VTK Gent VZW verwerkt via haar site https://vtk.ugent.be/ privacy gevoelige of persoonsgegevens. VTK Gent VZW hecht veel belang aan de privacy van haar partners en besteedt veel aandacht aan de bescherming van de persoonsgegevens. Wij verwerken gegevens in overeenstemming met de vereisten die zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (DPDA). VTK Gent VZW is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. In onderstaande privacyverklaring zal uitgelegd worden waarom welke persoonsgegevens verzameld worden. We raden u aan dit aandachtig te lezen.

De Privacy Policy werd het laatst gewijzigd op 20/05/2018

Gebruik van persoonsgegevens
Door gebruik te maken van onze service, verstrekt u ons bepaalde gegevens. Dit kunnen persoonlijke gegevens zijn. We bewaren en gebruiken alleen de persoonlijke gegevens die door u rechtstreeks zijn verstrekt of waarvan duidelijk is dat deze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt. Deze privacyverklaring is in de eerste plaats gericht op degenen die de website gebruiken als een privépersoon of in naam van een vereniging.

De gegevens die wij verwerken bij gebruik van onze website en faciliteiten:
  • Naam, ter identificatie van het lidmaatschap.
  • Adres, ter identificatie voor het lidmaatschap.
  • Telefoon nummer, om u te kunnen contacteren indien dit nodig geacht wordt.
  • Gebruikersnaam, als unieke identificatie om in te loggen op de website en de persoonlijke account.
  • E-mail adres, om kennis te geven van updates in verband met uw account en u te contacteren omtrent activiteiten waarvoor u bent ingeschreven.
  • UGent stamnummer, als hulpmiddel bij het inloggen via het authenticatiesysteem van de Universiteit Gent.
  • Activiteiten waarvoor u bent ingeschreven, om de organisatie te vergemakkelijken en onze werking te verbeteren.
  • Sportvoorkeuren, om u te contacteren indien we een toepasselijke aanbieding van sportactiviteiten hebben.
  • Shiften waarvoor u bent ingeschreven, om de organisatie te vergemakkelijken.
  • Boeken/cursussen die door u besteld zijn, om u correct van dienst te zijn met onze cursusdienst.
  • Curriculum Vitae, om deze, indien u toestemt, door te geven aan onze partners.
Uw gegevens worden 7 jaar na beëindiging van uw lidmaatschap automatisch verwijderd. Indien u vragen heeft over het verwijderen van gegevens kan u ons contacteren via: privacy@vtk.ugent.be

Onze specifieke doelen
De gegevens, door u aan ons verleend, zullen enkel voor praktische doeleinden gebruikt worden. Er zullen in geen geval gegevens doorgegeven worden aan derden zonder uw toestemming, met uitzondering de derden hieronder vermeld.

Gegevens verstrekken aan derden
De persoonsgegevens vermeld in mails worden doorgegeven aan het bestuur van VTK Gent VZW. De persoonsgegevens vermeld op facturen worden doorgegeven aan de boekhouder en het bestuur van VTK Gent VZW. Dit gaat over volgende gegevens:
  • Naam
  • E-mail adres en eventueel telefoonnummer
  • Eventueel BTW nummer vereniging indien opgegeven
Als erkende studentenvereniging van de Faculteit Ingenieurswetenschappen en architectuur van de Universiteit Gent hebben wij naar de universiteit ook bepaalde verantwoording af te leggen. Indien nodig is het mogelijk dat wij persoonlijke gegevens zoals naam, stamnummer en adres moeten doorgeven aan de Universiteit Gent of aan haar verbonden organisaties (bv. FaculteitenKonvent Gent). Voor het zenden van grote hoeveelheden mails maken wij soms gebruik van andere diensten (bv. MailChimp). Wanneer we hier van gebruik maken is het dus mogelijk dat uw e-mailadres aan hen doorgegeven wordt.

Beveiliging
We nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot persoonlijke gegevens te verminderen. We nemen met name de volgende maatregelen:
  • Toegang tot persoonlijke gegevens is enkel mogelijk door de Algemene vergadering van VTK Gent VZW. Hiervoor dienen de desbetreffende personen ingelogd te zijn.
  • Toegang tot persoonlijke gegevens vereist het gebruik van gebruikersnaam en wachtwoord.

Veranderingen aan de privacy policy
We behouden ons het recht voor om deze verklaring te wijzigen. We raden u aan deze verklaring regelmatig te lezen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Inspectie en wijziging van uw gegevens
Voor vragen of verzoeken over uw privacy en ons privacybeleid kunt u contact met ons opnemen per e-mail via privacy@vtk.ugent.be.